Recrutement de 01 Chef(fe) de division ‒ voyages d’affaires et services d’appui (TCGS.3)

Recrutement de 01 Chef(fe) de division ‒ voyages d’affaires et services d’appui (TCGS.3)

Entreprise: Banque Africaine de Développement
Niveau d'etude: Non precise
Localité: Côte d'Ivoire / Abidjan
Date limite: 2024-08-17

Recrutement de 01 Chef(fe) de division ‒ voyages d’affaires et services d’appui (TCGS.3)
Full vacancy title: Chef(fe) de division ‒ voyages d’affaires et services d’appui (TCGS.3)
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: PL2
Position Number: 50092478
Posting Date: 19-juil-2024
Closing Date: 17-aoû-2024
LA BANQUE :

Créée en 1964, le Groupe de la Banque africaine de développement (la Banque) est la première institution panafricaine de développement. Il a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence chargée de la technologie et des services institutionnels (TCVP) est responsable de la conception, de l’élaboration et de la fourniture de services institutionnels et de solutions de technologies de l’information efficaces et centrés sur les besoins des clients, afin de garantir une efficacité globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe joue le rôle de chef de file dans la formulation et la mise en œuvre des stratégies, des politiques, des mécanismes de contrôle et des approches de la Banque en ce qui concerne les systèmes des technologies de l’information, les applications logicielles ainsi que les systèmes de cybersécurité, de soutien et d’infrastructure des technologies de l’information. Le Complexe est également responsable de la gestion des biens immobiliers de la Banque, des achats institutionnels, des services linguistiques et de la continuité des activités.

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

Le Département chargé de la gestion immobilière, des services généraux et des achats a pour mission principale de superviser la passation des marchés de biens, de travaux, de services et de biens immobiliers d’une part, et de gérer les actifs de la Banque ainsi que les services institutionnels (voyages d’affaires, logistique, services de restauration et de courrier, parc automobile), d’autre part. À cette fin, le Département formule et applique non seulement les politiques et règles en matière de passation de marchés, mais également les directives relatives à la gestion des installations et des services immobiliers. Il élabore également les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque et en assume les fonctions connexes. Le Département est aussi responsable de la gestion des immobilisations de la Banque. Le Département comprend trois divisions : i) la division Exploitation et entretien ; ii) la division Achats institutionnels ; et iii) la Division chargée des voyages d’affaires et services d’appui.

LE POSTE :

Le/La Chef(fe) de division des Voyages d’affaires et services d’appui (TCGS.3) a un rôle essentiel à jouer dans la réalisation du programme de transformation de la Banque pour l’Afrique. Relevant directement du Directeur du Département de la gestion immobilière, des services généraux et des achats (TCGS), le/la titulaire de ce poste sera appelé(e) à jouer un rôle central en ce qui concerne la gestion efficace des voyages d’affaires et des services généraux, en veillant au respect des réglementations internes et externes et à l’optimisation des dépenses liées aux voyages. Les services concernés sont notamment les services de logistique, de restauration, d’assurance, de courrier, de transport par voie terrestre et de gestion du parc automobile. Le/La Chef(fe) de division aura pour mission d’assurer la planification et la coordination stratégiques des opérations de la Banque, y compris la gestion des risques, les négociations avec les fournisseurs et la mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de gestion des voyages. Il/Elle sera appelé à jouer un rôle moteur dans la mise en œuvre effective de ces services pour répondre aux besoins du personnel, tout en veillant à ce qu’ils soient conformes aux objectifs stratégiques de la Banque, ce qui permettra d’améliorer l’efficacité opérationnelle de la Banque et de contribuer de manière significative à la réalisation de ses objectifs primordiaux.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Le/La Chef(fe) de division des Voyages d’affaires et services d’appui, aura un rôle crucial à jouer par sa contribution à l’amélioration de la capacité du Département à atteindre les objectifs de la Banque grâce à des services efficaces et axés sur les besoins des clients. Les fonctions liées à ce poste sont essentielles à l’efficacité opérationnelle et à l’alignement des services généraux sur les objectifs plus larges de la Banque.

Sous la supervision générale du Directeur, Gestion immobilière, achats et services généraux, le/la Chef(fe) de division devra essentiellement s’acquitter des responsabilités suivantes :

Gestion des politiques : élaborer, mettre à jour et veiller à l’application des politiques et procédures relatives aux voyages, à l’hébergement et aux services généraux, dans un souci de conformité et d’efficacité par rapport aux coûts.
Conformité et gestion des risques : veiller à ce que toutes les activités soient conformes aux exigences réglementaires et aux politiques internes, en accordant une attention particulière à la gestion des risques et à la santé et à la sécurité des employés.
Gestion financière : contrôler et gérer les budgets de voyage, en veillant à ce que les dépenses ne dépassent pas les fonds alloués et en identifiant les possibilités d’économies.
Fourniture de services et supervision opérationnelle : superviser les opérations quotidiennes de la Division notamment en ce qui concerne la logistique, la restauration, l’assurance et le transport, y compris la gestion du personnel, les réservations des billets d’avion et la fourniture d’un soutien logistique dans le cadre des missions et des événements de la Banque.
Gestion des fournisseurs : négocier des contrats avec des prestataires de services de voyage tels que des compagnies aériennes, des hôtels, des agences de voyage et d’autres partenaires afin d’obtenir le meilleur service, les meilleures conditions et les meilleurs prix pour la Banque.
Engagement des parties prenantes : travailler en collaboration avec les parties prenantes internes et externes, y compris la haute Direction et les partenaires, afin de mieux cerner les besoins de l’institution, d’assurer le suivi de la prestation des services et d’apporter des solutions efficaces.
Technologie et innovation : tirer parti de la technologie pour améliorer les processus opérationnels et les méthodes analytiques et optimiser l’expérience des clients, notamment par l’utilisation de systèmes et d’outils de gestion des voyages, entre autres.
Le/La Chef(fe) de division veille à ce que les services généraux soient réactifs, efficaces et stratégiquement alignés sur la mission de la Banque, jouant ainsi un rôle essentiel dans la réussite de l’institution. L’importance stratégique de l’excellence opérationnelle et du service à la clientèle dans la réalisation des objectifs de transformation que s’est fixés la Banque est mise en évidence par ce poste.

CRITÈRES DES SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

Être titulaire d’au moins un Master 2 et/ou de qualifications professionnelles dans des domaines en rapport avec les Voyages professionnels, tels que la Gestion, l’Administration des affaires, Services d’accueil ou la Gestion touristique.
Justifier d’au moins huit (8) années d’expérience progressive, dont trois (3) doivent comporter la gestion ou la supervision d’équipes dans des domaines pertinents, y compris des fonctions importantes de direction en rapport avec les services généraux et la gestion des voyages au sein d’une banque multilatérale de développement ou d’une organisation à but non lucratif.
Leadership et gestion stratégique. Avoir fait preuve de leadership dans la coordination des services de soutien administratif et opérationnel, en mettant l’accent sur la réalisation des objectifs stratégiques.
Capacité d’adaptation et résolution de problèmes. Être habitué à gérer des priorités sous pression et à élaborer des solutions face à des défis opérationnels.
Engagement des parties prenantes et collaboration dans un environnement multiculturel. Faire preuve d’une capacité avérée à travailler de manière transversale, à gérer des équipes diversifiées et à interagir de manière efficace avec les parties prenantes.
Communication efficace et compétences linguistiques. Posséder d’excellentes aptitudes en communication (orale et écrite), maîtriser l’anglais ou le français et avoir, de préférence, une connaissance pratique de l’autre langue.
Maîtriser l’utilisation des applications courantes de la suite Microsoft Office et SAP.


CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.

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